Обмен с 1С: как устроена интеграция с учётной системой пункта приёма

Пункт приёма, который переходит на безналичные выплаты, почти сразу упирается во второй вопрос — что будет с учётом. С 1 октября 2023 года рассчитываться со сдатчиком наличными нельзя при любой сумме, поэтому каждая приёмка обязана оставить след и в банке, и в учёте. Когда след приходится набивать руками второй раз, расхождение — вопрос времени, а не аккуратности бухгалтера.

Ниже — как обмен устроен со стороны архитектуры: почему соединение всегда начинает 1С, что переносится между системами, какими документами и на каких счетах операции ложатся в учёт пункта и что мы намеренно оставляем человеку. Списка методов API здесь нет, и в конце честно объясняем почему.

Что одна приёмка оставляет в учёте

Приёмка лома у физического лица — это не одна проводка, а короткая цепочка событий, разнесённых во времени.

• Лом оприходован. Основание — приёмо-сдаточный акт с категорией лома, весами и суммой. С этого момента у пункта есть материал на складе и обязательство перед конкретным человеком.
• Деньги ушли сдатчику. Обязательство закрывается безналичной выплатой — на карту, по СБП или на счёт. Дата выплаты может не совпадать с датой акта.
• Изменился остаток на счёте, с которого платят. Пополнение, выплаты и возврат неизрасходованного остатка — это движения, которые тоже должны быть видны в учёте.

Каждое из этих событий рождается в одной системе, а нужно в обеих. Приёмщик оформляет акт там, где ему удобно оформлять; бухгалтер закрывает месяц там, где у него учёт. Задача обмена ровно одна: не заставлять вводить одно и то же дважды — и не создавать по одной операции два документа, что хуже, чем не создать ни одного. Что именно обязано быть в акте, разобрано отдельно в материале про приёмо-сдаточный акт.

Главное правило: 1С обращается к PLARQ, а не наоборот

Это первое, что стоит знать при планировании работ, и это решение продиктовано не удобством, а реальностью, в которой живёт 1С пункта приёма.

• База часто файловая и стоит на компьютере бухгалтера, а не на сервере.
• Белого IP нет, снаружи до этой машины достучаться невозможно.
• Регламентные задания в файловой базе работают только при открытом сеансе.
• Базу сопровождает приходящий специалист, а не штатный администратор.

Отсюда правило, на котором держится вся схема: все соединения инициирует 1С, обычным исходящим HTTPS-запросом. PLARQ в базу клиента не приходит никогда. Всё, что в интерфейсе выглядит как «отправлено в 1С», на самом деле означает «поставлено в очередь, 1С заберёт, когда выйдет на связь».

Два направления обмена

Направление зависит от того, где физически рождается первичка. Оба сводятся к одному и тому же набору документов на выходе, но точка входа у них разная, и выбирается она один раз — на старте.

Первичка рождается в 1С

Пункт уже ведёт приёмку в своей конфигурации и не хочет ничего менять. Тогда 1С остаётся хозяином документа: приёмка оформляется там, оттуда уходят подготовленные выплаты, обратно забираются статусы, и по факту оплаты в 1С создаются документы списания. PLARQ в этом сценарии — платёжный и документальный контур, а не вторая учётная система.

Первичка рождается в PLARQ

Приёмщик за стойкой работает в интерфейсе PLARQ: заводит сдатчика, оформляет акт, запускает выплату. В учёт эти операции попадают тем же обменом, только в другую сторону — 1С забирает их и создаёт у себя документ покупки лома и документ оплаты. Этот вариант выбирают, когда за стойкой не бухгалтер и открывать там 1С не хочется.

Что переносится между системами

Обмен — это не «выгрузка таблицы», а соответствие сущностей. Ниже соответствия, из которых он состоит.

Отдельного пояснения заслуживает номенклатура. Приёмщик не говорит «категория 15А», он говорит «стружка», и заставлять его переучиваться бессмысленно. Поэтому нормативный справочник видов лома по ГОСТ держим у себя, пункт заводит свои названия так, как их произносят за стойкой, и сопоставляет с нормативным видом один раз. В печатную форму акта и в выгрузку уходит нормативное наименование — то, которое ждёт проверяющий. Сами категории с габаритами и весом куска собраны в справочнике видов лома.

Про статусы: у выплаты есть свой жизненный цикл — создана, ожидает подписания, в обработке, оплачена, и отдельно отклонена и отменена. Для обмена значим ровно один переход: документ оплаты в 1С создаётся только по «оплачена» и только один раз. Промежуточное состояние «подписана, но ещё не оплачена» — нормальное, и учитывать его надо при сверке, а не считать сбоем.

Где обмен намеренно останавливается

Три места, в которых мы сознательно не стали автоматизировать всё до конца. Каждое стоит проверить на своей схеме работы до подключения.

Подпись выплат остаётся за человеком

Из 1С выплаты готовятся, а не совершаются: подписывает их человек в интерфейсе PLARQ и подтверждает одноразовым кодом. Причина — там же, где и удобство: ключ доступа к обмену хранится в базе 1С, и к ней имеют доступ администраторы пункта и приходящий специалист по обслуживанию. Право подписи у этого ключа означало бы, что компрометация файла настроек равна выводу денег. Ожидание лучше зафиксировать сразу: интеграция убирает ручной ввод, но не убирает подписанта.

Номер карты в 1С не попадает

Полный номер карты в учётную систему не передаётся и в её базе не оседает — в 1С доступны только маска и идентификатор реквизита. Это снимает с базы пункта целый класс требований к хранению карточных данных. А вот паспортные данные передавать приходится: это обязательный реквизит акта, и по 152-ФЗ база 1С остаётся зоной ответственности пункта.

Расхождения не затираются молча

Документ можно править с обеих сторон, и рано или поздно правки сойдутся на одном акте. Схема, в которой последний записавший побеждает, для первички не годится: расхождение должно быть видно человеку и разрешаться осознанно. Отдельный случай — удаление документа в 1С по акту, по которому деньги сдатчику уже ушли: такое расхождение попадает в отчёт, а не приводит к тихой отмене записи на нашей стороне.

Как операции ложатся на счета

Учёт здесь ваш, а не наш, поэтому ниже — схема, которую мы предлагаем и согласовываем с вашим главбухом на старте; конкретные субсчета у каждого свои. Ключевой момент один: деньги на номинальном счёте принадлежат пункту, а не оператору счёта, поэтому у пункта это собственный актив на специальном счёте, а не дебиторка перед сервисом.

Четыре следствия, о которых чаще всего спрашивают.

• НДС не выделяется. Механизм налогового агента по НДС при покупке лома работает, когда продавец — плательщик НДС. Сдатчик-физлицо им не является, поэтому в первичном документе стоит отметка «Без налога (НДС)».
• НДФЛ пункт не удерживает. Сдатчик продаёт собственное имущество и декларирует доход сам — налоговым агентом пункт по этой сделке не становится.
• Аналитика — по каждому сдатчику. Между оприходованием лома и выплатой висит обязательство перед конкретным человеком, и закрывается оно тоже пофамильно. Это же требование делает бессмысленным «общего контрагента» для всех физлиц.
• Сумма акта уходит сдатчику целиком. Комиссия платформы из выплаты не вычитается и проходит в учёте отдельной операцией, поэтому по одной приёмке в выписке видно два разных движения.

Отдельная тонкость для сверки: деньги списываются с баланса в PLARQ в момент подписания, а документ оплаты в 1С появляется только по статусу «оплачена». Внутри дня остаток на специальном счёте в 1С поэтому больше баланса в PLARQ ровно на сумму выплат, которые ещё в обработке. Это не расхождение, и на конец дня оно сходится само.

Если учётная система не 1С

Обмен с 1С — частный случай. Выплаты запускаются из интерфейса или по API, и то же самое делает любая другая учётная система пункта: готовит выплату, забирает статус, получает документы. Схема целиком — в разделе «как это работает» на главной.

Списка методов, полей и примеров ответа на этой странице нет намеренно, и причина честная: по такой странице разработчик планирует работу, а статья устаревает быстрее, чем контракт. Актуальное описание выдаётся вместе с доступом к тестовому контуру — там оно обновляется, а здесь оно бы врало через месяц. Если планируете работы по срокам, ориентируйтесь на него, а не на текст в вебе.

С чего начинается подключение

Первый шаг — не установка, а короткое обследование: от ответов зависит, какое направление обмена выбирать и сколько работы на стороне 1С. Вопросы, которые мы задаём, стоит проверить у себя заранее.

• Какая конфигурация 1С, какая редакция и версия платформы.
• База файловая или серверная, есть ли постоянно открытый сеанс на машине.
• Где сейчас рождается приёмо-сдаточный акт — в 1С или на бумаге.
• Каким документом проводят покупку лома и на какие счета — то, что придётся согласовать с главбухом.
• Есть ли с машины 1С доступ в интернет и ходит ли он через прокси.
• Кто сопровождает базу и кому давать доступ к настройкам обмена.
• Как выглядит текущий справочник видов лома — его надо будет выгрузить.

Отдельно стоит заранее решить вопрос денег: обмен переносит документы, но не приносит оборотных средств. Если выплаты упираются в непроданную партию, это решается финансированием закупки, а не интеграцией — как именно, разобрано в материале про BNPL для пункта приёма. А выбор канала выплаты — карта, СБП или счёт — разобран в материале про обратный эквайринг и другие каналы.

Посмотреть, как это выглядит на реальной приёмке, можно на демо — оставьте заявку, и мы разберём вашу схему учёта предметно.

Частые вопросы

Нужен ли белый IP и публикация базы 1С наружу?

Нет. Обмен построен так, что все соединения инициирует 1С исходящим HTTPS-запросом, а PLARQ в базу клиента не обращается никогда. Значит, не нужны ни постоянный внешний адрес, ни опубликованный веб-сервис, ни проброшенные порты, ни отдельные правила на межсетевом экране для входящего трафика. Это то же самое соединение, которым 1С уже ходит в интернет за курсами валют или в сервисы проверки контрагентов.

Работает ли обмен с файловой базой 1С на компьютере бухгалтера?

Да, схема рассчитана именно на такой случай: у большинства небольших пунктов приёма база файловая и стоит на одной машине. Плата за это — обмен идёт только тогда, когда 1С запущена: в файловой базе регламентные задания выполняются лишь при открытом сеансе. Поэтому в момент, когда компьютер бухгалтера выключен, новые выплаты и статусы в 1С не подтягиваются и ждут следующего сеанса.

Можно ли выплатить деньги прямо из 1С, не заходя в PLARQ?

Нет, и это осознанное ограничение, а не недоделка. Из 1С выплаты готовятся, а подписывает их человек в интерфейсе PLARQ, подтверждая одноразовым кодом. Причина простая: ключ доступа к обмену лежит в базе 1С, к которой имеют доступ администраторы и приходящий обслуживающий специалист. Если бы этот ключ давал право подписи, кража файла настроек означала бы вывод денег.

Попадает ли номер карты сдатчика в базу 1С?

Нет. Полный номер карты в учётную систему не передаётся и в её базе не хранится — в 1С видны только маска и признак того, каким реквизитом платим. Реквизиты для выплаты по СБП — это номер телефона и банк, они не относятся к карточным данным. А вот паспортные данные сдатчика передавать приходится: это обязательный реквизит приёмо-сдаточного акта, и база 1С остаётся зоной ответственности пункта по 152-ФЗ.

Начисляется ли НДС при покупке лома у физического лица?

Нет. Механизм, по которому покупатель лома исчисляет НДС как налоговый агент, описан в пункте 8 статьи 161 Налогового кодекса и применяется, когда лом продаёт плательщик НДС. Сдатчик-физлицо плательщиком НДС не является, поэтому налоговым агентом по такой сделке пункт не становится, а в договоре и первичном документе проставляется отметка «Без налога (НДС)» — этого требует та же норма. НДФЛ пункт со сдатчика тоже не удерживает: человек продаёт своё имущество и декларирует доход сам.

Выбивает ли обмен с 1С кассовый чек по 54-ФЗ?

Нет. Обмен переносит документы и статусы между системами, но фискальных документов не формирует — это отдельная задача, и она у нас в работе. Считать, что подключение 1С закрывает вопрос кассы при выплате за лом, нельзя: кассовую дисциплину пункт пока решает теми же средствами, что и до подключения.